manuscriptModule, hakemli bilimsel dergilerin makale yayın, kabul ve değerlendirme işlemlerinin çevrimiçi yapıldığı web tabanlı bir uygulamadır.
manuscriptModule, makalenin oluşturulmasından basımına kadar geçen sürede, yazar - hakem - sekreter - yayıncı iletişimini posta ve basılı materyal kullanmadan sağlar.
ICMJE ve Index Medicus kriterlerine uygun olarak toplanan makaleler, uluslararası indeksler, Ulakbim ve benzeri kurumların denetimine izin verecek şekilde "peer review" sürecinde veri saklar.
Yüklenen dosyaları tek bir PDF dosya haline getiren ‘PDF Engine’ ve gecikmiş değerlendirmeleri cep telefonu yoluyla hatırlatan ‘SMS Notifier’ gibi yayıncı ve editör araçları sisteme entegredir.
Tüm sürecin tek merkezden yönetilmesi ve devamlı denetim altında olması, makalelerin kabul aşamalarını hızlandırarak hem zaman kazandırır hem de iş gücü verimliliği sağlar.
Makalelerin tam metinlerinin online yayınlanması, atıf sayısı ve etkinlik faktörünü artırır.
Editör, hakem, sekreter, yazar ve yayıncıyı zaman ve mekân kaygısı olmadan aynı paydada bir araya getirmesiyle dergi maliyetlerini düşürür.
Çalışma Prensibi ve Özellikler
- Sistem 1 iş günü içinde aktif hale gelir
- Sistem parametreleri, dergi kriterlerine uygun olarak konfigüre edilir
- Yönetici hesapları oluşturulur
- Editör, kendisine verilen şifre ve kullanıcı adıyla sisteme giriş yaparak makale türlerini, kategorilerini, değerlendirme parametrelerini ve
kontrol listelerini belirleyebilir veya değiştirebilir. Ayrıca sistemden e-posta şablonları oluşturabilir
- Makaleler ICMJE, Index Medicus (Medline/pubmed) ve Ulakbilim-Türk Tıp Dizini kriterlerine uygun olarak toplanır
- Yazar, makalesini çevrimiçi olarak dergiye gönderdikten sonra yazı ilk olarak şekilsel inceleme için sekretere ulaşır. Sekreter gerekli incelemeleri
yaptıktan sonra makaleyi editörün onayına sunar. Editör yazıyı hakemlere yollar. Makaleyi son aşamaya taşımaları için bu görevi bölüm editörlerine devredebilir. Makale, hakeme ulaştığında değerlendirme görevini kabul ya da red edebilir. Kabul ederse değerlendirmeyi yapar. Son aşamada yayın kurulu değerlendirilmesi tamamlanmış makalenin, hangi sayıda yayınlanacağına karar verir
- Gelişmiş yayın planı seçenekleriyle aynı makalenin farklı sayılarda basılması, karışıklığını ortadan kaldırarak yayıncı ve editörün iş yükünü
önemli ölçüde azaltır
- Hakemler tarafından yapılan tüm değerlendirmeler, hakem kimliği belirtmeksizin yapılır. (Yazar bilgisi hakemler tarafından, hakem bilgisi de yazar tarafından görülemez)
- Makale ile ilgili Word, Excel, Powerpoint, Resim dosyaları (.jpg, .bmp vs.) gibi çeşitli dokümanlar, sisteme yüklenebilmekte ve gerekirse sanal
sekreter tarafından düzenlenerek editörün değerlendirebileceği şekilde sisteme dâhil edilebilmektedir
- Makale değerlendirme işlemlerinde hakem sayısı sınırlı değildir. Birden çok hakem aynı makaleyi değerlendirebilir. Değerlendirme yaptıkları
makalelerin durumunu çevrimiçi olarak takip edebilirler
- Editörün onay verdiği makale, hakemlere gönderilir. Makalelerin hakemlere gönderilmesi işlemi, editörün yetkilendireceği başka biri (bölüm
editörü, sekreter vb.) tarafından da yapılabilir
- Hakemler, makalelerle ilgili düşüncelerini editör veya yazara sistem üzerinden bildirebilir. Yayın Kurulunun kararı doğrultusunda düzeltme
istenen makalelerde, yazar tarafından düzeltmeler yapıldıktan sonra dergiye çevrimiçi olarak geri gönderilir ve makaleler yayınlanabilecek hale getirilir
- Makale için revizyon talebi sınırlaması yoktur. Yazar-editör-hakem arasında gerekli görüldüğü kadar revizyon talebi istenebilir
- Makale toplama işlemi, her iki dilde aynı anda yapılabileceği gibi istenirse sadece Türkçe ya da sadece İngilizce olarak da toplanabilir.
Sistem desteği İngilizce ve Türkçe olarak ücretsiz verilir
- Makale geçmişi sistemde kayıtlı tutulur. Kullanıcılar basılı yayın çıkarırken, makalenin hangi işlemlerden geçtiğini, kim tarafından hangi
revizelerin yapıldığını bilir. Bu da kullanıcılara teknolojik olarak büyük kolaylık sağlar. Ayrıca gelişmiş geçmiş takibiyle daha etkin kontrol mekanizmasına işlevsellik kazandırır
- Hiyerarşi, derginin çevrimdışı hazırlanmasında olduğundan farklı değildir. Dergideki işleyişe göre uyarlanabilir. Sistemden sekreter, editör,
bölüm editörü, yayımcı (yayınevi), hakemler ve yazarlar için yetki ve olanaklar belirlenmiştir
- Toplu veya bireysel SMS gönderimi ile kullanıcılar arası iletişimi maksimum düzeyde tutarak anında haberleşme imkanı sağlar
- Editör, dilerse makale için yüklenmiş dosyaları tek bir PDF dosyası olarak kaydedebilmektedir. Bu PDF dosyasına sistem tarafından satır ve sayfa
numaraları verilmektedir. Böylece hakemler gelen tüm dokümanları tek bir dosyada görebilmekte, yorumlarını satır numaralarını işaret ederek kolayca yapabilmektedir
- Ayrıca editör, makale için yüklenmiş bazı dosyaların hakem erişimini değiştirebilir
- Sistem, makale değerlendirme konusunda editöre ve yayın kuruluna büyük kolaylık sağlamaktadır. Hakemlerden, istenen değerlendirmeyi (review process)
kabul edip etmeyeceklerine dair onay alınabilir. Editörün sadece takipçi ve denetleyici olması sağlanabilir
- Derginin değerlendirme kriterlerine göre kişiselleştirilebilen editör-bölüm editörü-hakem- yazar döngüsü ayarlanabilir
Minduce tarafından verilen şifre ve parola ile girebilecekleri sayfalarda, aşağıdaki bilgileri görebilir/ değiştirebilir / silebilir. İstenirse sekretere ait yetkilerin tamamı editör veya bölüm editörlerinden biri tarafından da kullanılabilir yâda sekretere ait görevler kısıtlanabilir.
Sekreterya
- Online gelen makalelerin kontrolü ve editöre gönderilmesi
- Makalelerin üzerinde değişiklik yapma yetkis
- Editör şifreleri/kullanıcı adlarını oluşturma, görebilme
- Yazım kuralları, kontrol listesi
- Kullanıcı listeleri, Hakem listeleri, Makale listelerini oluşturma, listeleyebilme
- Çıktı alabilecekleri sayfalar
- İstatistikler
- Makale sayısını görme
- Anket sonuçları görme
- Çeşitli kriterlerle makale yazar vb. arama
Editör
- Tüm kullanıcı kayıtlarını görebilmek
- Hakem belirlemek/yetkilendirmek
- Bilim kuruluna gönderilen makalelere ilgili hakemleri atamak
- Hakemlerin makalelerle ilgili yaptığı yorumları online olarak görebilmek, verilen tüm puanları aynı anda takip edebilmek
- Gerekli gördüğü takdirde makaleye ek hakem ekleyebilmek/çıkartabilmek/değiştirebilmek
- Hakemlerin verdikleri toplam puanların analizini görmek
- Tüm makaleleri görüp/değiştirip/silebilmek
- Makaleleri toplam puanlarına/türlerine göre görüp değerlendirmek
- Akıllı e-posta şablonları ile yazarlara, makaleleriyle ilgili hazır kalıp olarak sistemde bulunan ve kişiselleştirilebilen kabul/revize/red mektuplarını e-posta ile göndermek. Aynı şekilde hakemlere davet, teşekkür ve uyarı yazılarını göndermek
- Bekleyen hakemleri takip edebilmek
- Yayımcı için basılacak makaleleri belirlemek, yayımcı ile kolay iletişim sağlayan not ekranıyla haberleşmeyi hızlı bir şekilde sağlamak
- Anket sorularını yönetmek, anket sorusu oluşturmak ve değiştirebilmek. Anket sonuçlarını /ortalamalarını ve dağılımını görmek
- Anket sonuçlarını katılımcı listesiyle birlikte görebilmek
Bölüm Editör
- Editörün atadığı makaleler için editör yetkisine sahiptir. Diğer makaleler için sadece izleyicidir. Yetkileri editör tarafından belirlenir
Yayımcı (Yayınevi)
- Yayımlanan ve kabul edilen makaleler üzerinde tam yetkiye sahiptir
- Kabul edilen makaleleri sistemden alabilir, proof PDF dokümanlarını sisteme yükleyebilir, yazarlarla direk sistem üzerinden iletişim kurabilir
- Kabul edilen makalelerin gönderilme, revize ve kabul tarihlerini sistemden izleyebilir
Hakemler
Hakemler yazar yetkilerinin tümüne sahiptirler. Ayrıca;
- Kendilerine gönderilen makaleleri değerlendirebilir
- Değerlendireceği makalelerin benzerleri için sistemden pubmed ve ebalast tarama yapabilir
- Yazara ve editöre not yazabilir bilgi verebilirler
- Değerlendirdiği makalelerin son durumlarını takip edebilir
- Makaleleri çevrimdışı izleyebilmek için Word formatında sistemden çekebilirler
- Sistem hakem değerlendirme süresini aşan hakemlere uyarı gönderebilmektedir
Yazarlar
- Online sisteme kayıt (Kullanıcı bilgileri yazara e-posta atılır)
- Online Makale gönderimi (Kullanıcı bilgileriyle sisteme giriş yaptıktan sonra sırasıyla form alanları doldurulur ve editöryal kurula gönderilir.)
- Editöre gönderilmemiş makaleler üzerinde değişiklik yapabilme
- Gönderdiği makalelerin statü takipleri (Baş hakemde, hakemde, kabul , red vb.)
- Makale revize ve yeniden yazabilme
- Proof PDF’ in sistemden takibi
- Editör tarafından oluşturulan anketlere katılma
manuscriptModule, bir gün içinde açılır ve hemen makale kabulüne başlar.
Kullanıldığı tüm dergiler için ortak kaynak kodları geçerlidir. Bu sayede diğer dergiler için yapılan iyileştirme, ekleme ve güncellemelerden sistemdeki tüm dergilerin ücretsiz olarak faydalanması sağlanmıştır.
Gelişmiş yayın planı teknolojisiyle dergiyi, baskıya çok hızlı hazırlayabilme avantajı sağlar.
İstanbul içi ücretsiz eğitim desteği Minduce tarafından verilmektedir. Kolay anlaşılır dili ve arayüzü ile sisteme adaptasyonu hızlı bir şekilde sağlanır.
İşgücü ve maliyetleri çok büyük oranda düşüren teknolojisi ile yazar, hakem, editör ve yayıncı arasındaki bağı şeffaflıkla oluşturan, maliyeti düşük bir uygulamadır.
İngilizce ve Türkçe olarak ekibimiz tarafından tüm kullanıcılara, telefon ve e-posta ile destek verilmektedir.
manuscriptModule referanslarımızla ilgili bilgi almak için lütfen bizimle iletişime geçiniz